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どうして私の言いたい事が伝わらないの?キチンと理解してもらう為に工夫すべき「伝え方」を知って、コミュニケーション上手になろう

言いたい事が上手く伝わらない・・・

そんな経験はありませんか?

「何となく伝わってるハズなのに、本当に伝えたいところが妙にズレてる」
職場では仕事のやり方や、新しい業務などで同僚や後輩(時には先輩)などに詳細なところまで分ってほしい事が、伝わらない事があります。
自分ではちゃんと説明しているハズなのに、説明した通りに仕事をしてもらえないと自分のコミュニケーション能力に自信がもてなくなりますね。

何度仕事の説明しても聞き入れてもらえない、話が上手く伝わらない、細かく説明しているつもりなのに理解してもらえず、相手の反応が自分の求めているものと異なると次第にイライラしてきます。

でも、これらには「相手にキチンと伝わらない理由」と「相手に細かくわかってもらう為のコツ」があるからです。

では、どうして相手にキチンと言いたい事が伝わらないのでしょう。
そんな悔しい想いを重ねないように、相手に上手に伝わるコミュニケーションについて考えてみたいと思います。

言いたい事が、どれだけ伝わっているか確認してみよう

私たちは、言葉を使ってコミュニケーションを取りますね。
仕事に対する説明も、何かを注文する時も、全て言葉を使います。
テレビや映画などは、「映像」という情報が目から入ってきますので、とても具体的に相手に伝える事ができますが、言葉は耳からの情報の為、具体的・詳細に情報を伝える事は難しいのです。

では、ここで1つ実験をしてみます。
私と全く同じものが想像できるかどうかの実験です。

 

 

「リンゴ」を想像してみてください。

 

 

どんなリンゴを想像できたでしょうか?

 

私が想像したリンゴは⇒のような、赤いリンゴです。
表面の皮はツヤ消しのような感じで、ほぼ丸い形をしています。
リンゴによっては、皮がまだらな色をしているものもありますね。でも、私が想像したのは程よく全体が赤くなったリンゴでした。

では、ここで私が想像したリンゴと同じリンゴを思い浮かべられているかの答え合わせをしてみましょう。

「リンゴ」と一言で言っても、想像するものは人それぞれ異なります。

例えば、リアルなリンゴの映像を想像できた方もいらっしゃるでしょう。
リンゴを絵で想像された方もいらっしゃるかもしれません。
そして、映像も絵も想像できなかった方もいらっしゃるかも・・・

また、リンゴの映像を想像できた方も、想像したリンゴの画像は様々でしょう。

リンゴの形も色々あります。
「紅玉」のように丸い形や、「王林」おしりの方が少ししぼんでいる形など、思い浮かべたリンゴの形も人それぞれ異なるでしょう。

そして、リンゴも色んな種類があります。
赤いリンゴもあれば、青りんごもありますね。
もしかしたら、黄色いリンゴを想像した方もいらっしゃるかもしれません。

想像したリンゴの状態も人それぞれ異なるかもしれません。

全くカットしていないリンゴを想像された方もいるでしょうし、一口齧ったリンゴ、輪切りにされたものや、ウサギの形に切ったリンゴなどなど・・・。
一言で「リンゴ」と言っても、人それぞれで想像する映像は全く異なる事が分りますね。

こんな「リンゴ」一つとっても、想像するものが一人ひとり全く異なるのですから、仕事などの複雑な情報は更に上手く伝わらない事が分りますね。

ですから、仕事も大まかな事が伝わっても、その詳細は案外伝わっていないかもしれないのです。

 

人は勝手な思い込みで判断する

どれだけ細かい情報連携を心がけても、言葉の意味が完璧に伝わらない事は多々あります。
それは、話を聞いた本人が、過去の自分の経験の中で得た情報の中から、勝手な判断をしていくからです。

仕事に対する指示内容に対する反応は、特に自分たちが今までに行ってきた体験や行動のパターンとして状況判断することがほとんどです。
いつも同じ仕事をしている場合は、同じ指示をすれば「阿吽の呼吸」でスグに理解してもらえますので、思ったような成果が期待できます。

でも、少し業務の手段を変えたいとか、仕事の内容自体を変更したい場合は、今までの様な判断基準で動いてもらっては困るわけです。

 

業務の方法や、職場のルールなど、大きな変更が余儀なくされた場合でも、同じ業務をずっと続けている人ほどこの「思い込み」が抜けませんので、私たちが伝えたい事が全く伝わってくれない・・・という事態になります。

これは、業務マニュアルを作成する時も同じ事が言えます。
文字情報だけでは、そこから読み手の勝手な想像が始まってしまいます。
読み手の勝手な想像は、各自の思い込みを生み、各々の解釈で業務をする事になっていきます。

言葉だけで正確に思ったことを伝えるのは、とても難しい事なのです。

相手の勝手な思い込みを少なくして、正確に思いを伝える方法

言いたい事がキチンと伝わらなかった事が原因で、人間関係が上手くいかなくなるのは、とても悲しいことです。
それが、仕事の指示やお願い事などであれば、お互いの信頼関係にも影響がありますね。

私たちがコミュニケーションを取る時は、五感をフル活用して意思疎通をはかります。

例えば、

  • 相手の表情を目で見て、どんな気持ちかを察する。
  • 相手の声色を耳で聞いて、どんな感情かを判断する。
  • 相手の身振り手振りで、物事のスケールなどを理解する。
  • 相手が発するエネルギーを敏感に感じ取る事で、相手の本音を無意識に感じ取る。

など、私たちは目に見えるものやそうでないものを、全身で感じ取りながらコミュニケーションを取っているのです。

それが、一部でも欠けてしまうと上手く汲み取れないものが出てきます。
その例が電話です。電話で話をしていると、相手の表情が見えないですよね。話をしている相手の様子が分りづらくなってしまいますので、声だけで想像するしかなくなってきます。

この様に、キチンとお互いの意思疎通を図る為には、視覚情報が重要になってきます。
伝えたい事が重要であればあるほど、目から入る情報は正確に相手に伝えてくれる大切な役割を果たします。

伝わらない時ほど、視覚にうったえる

伝わってほしい思い、理解してほしい指示など、大切な場面ほど視覚から入る情報が大切です。
分りやすい例えでお話すると、今までやったことない業務をする時に、「口頭だけの説明」や、「文字ばかりのマニュアル」を渡されるよりも、絵や写真が入ったマニュアルを渡された方が、すぐに業務に取り掛かれると思いませんか?

これは、私たちの日常生活でもあり得ることです。
パソコンの操作や、携帯電話の操作で困ったときに、私たちはマニュアルを確認しますよね。
でも、そのマニュアルが専門用語や文字だらけだと、どうでしょうか?
分らない事を調べるよりも前に、文字の多さに圧倒されて、読む気が失せると思いませんか?
文字ばかりのマニュアルを読むよりも、絵や図柄・写真なども交えて説明してくれるマニュアルの方が一目瞭然ですし、マニュアルを見ながら操作する事ができますよね。

この様に、業務内容や仕事で伝えたい事が複雑であればあるほど、絵や写真で説明される方が頭の中に入りやすいし、一目でこちらの説明したい内容が伝わります。
キチンと伝わる事で、間違いが起こりにくいのは明らかですね。

これと同様に、言いたい事が重要であればあるほど、ジェスチャーや顔の表情はもちろん、実際に行動して見せる事で相手の視覚からリアルに伝える事ができます。

「相手の性格に合わせた話し方」も工夫してみる

実は、私たちの性格によって「聞き入れやすい話し方」と「聞き入れにくい話し方」があるのをご存知ですか?

「聞き入れやすい話し方」とは、その話をすんなり理解できるという事です。
「聞き入れにくい話し方」とは、すんなりと理解できない話し方です。

この「聞き入れやすい」「聞き入れにくい」は、私たちの性格と関係が深く、性格によって話し方も異なります。
話し方の特徴は、大きく3つに分かれます。

  • とにかく結論から聞きたい。あとはポイントを絞って話してほしい
  • 1~10まで順番にキチンと全部話してほしい
  • 自由と閃きを大切にしたい。不安な気持ちにさせないでほしい

もしも、これらの話し方を相手の性格に合わせて使い分けできると、伝えたい事がよりスムーズに相手に伝わります。
相手に伝わりやすい話し方をするわけですから、聞く側もキチンと聞く姿勢になってくれるわけですね。

そんな、3つのタイプ別特徴を、もう少し詳しい記事にまとめてみました。
↓↓コチラの「関連記事」もチェックしてみてください。

言いたい事は、自分が伝えたい事だけを話すという「自己満足」ではなく、どうしたら相手に伝わるかを考えた「相手への思いやり」で伝える事が大切です。

意思伝達は、会話や書面など様々な方法がありますが、いずれも共通しているのは「その情報を知らない人に、理解してもらえる伝え方を工夫する」という意識が必要だということです。伝え方を工夫する中には、「相手の性格や物事の捉え方を考慮した伝え方」を考える事も含まれますので、上手に伝える方法を考える際はぜひ取り入れてみてくださいね。

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ライター紹介 ライター一覧

女性の味方

女性の味方

約20年の会社員生活の中で、仕事が与えられずに社内ニートになり人間関係に悩む時期がありました。

「自分が人と上手くやっていこうと頑張っているのに、何故か上手くいかない」と感じていた時に、コアメンタルやジョーティシュ(インド占星学)に出会い、「人には適材適所がある」という事を知りました。

仕事の人間関係で悩むのは、「あなた」と「私」の間に生じるトラブルだけが問題ではありません。あなたが組織に向いているのか否かという適性もあったりするという事です。

このことを知ったとき、私と同じように会社や仕事の人間関係に悩む女性の為に、この知識を役立てたいと思いました。


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